Digital signering av hyreskontrakt

Många studenter vid Högskolan i Gävle är hyresgäster hos Gavlegårdarna. De söker ofta lägenhet från sitt hemland eller sin hemort i Sverige. Tidigare skannades avtalen och skickades per e-post, eller också skickades de som brev. Processen var tidsödande och kändes ibland lite osäker för studenterna.

Incit Xpand hanterar enkelt alla typer av upplåtelser som exempelvis hyror, bostadsrättsöverlåtelser, arrenden och tomträtter. Gavlegårdarna använder nu digitala signaturer när det gäller studenter vid Högskolan i Gävle. Det är en lösning som gynnar alla parter. 65 procent av alla studentavtal tecknas nu med digital signatur.

Birgitta Wiberg på Gavlegårdarna berättar om fördelarna med digital signatur:

– Studenterna kan signera kontraktet innan de kommer till Gävle för att vara säkra på att få en lägenhet till skolstart. Kontraktskrivningen är klar när de kommer hit. Allt går snabbare, säkrare och smidigare för både studenter och handläggarna.

Heltäckande system
Gavlegårdarna valde Incit Xpand eftersom systemet innehöll de moduler som bostadsbolaget behövde. Planerat underhåll och drift var bland annat delar som inte fanns i andra system.

Birgitta Wiberg, systemansvarig på Gavlegårdarna berättar:

– Incit Xpand är ett väldigt stort system som innehåller det mesta som man kan önska sig av ett fastighetssystem. Efter utbildning och lite övning så är det lätt att jobba med det.

Gavlegårdarna använder Incit Xpand på kontoret, mobilen eller i plattan, vilket Birgitta Wiberg tycker är väldigt smidigt.

– De som jobbar ute på fältet kan ta emot felanmälningar och besiktningar. Vi gör både tids- och kostnadsbesparingar med detta arbetssätt.

Smarta funktioner på webben
Systemet används även på webben. Potentiella hyresgäster kan ställa sig i kö och prenumerera på en viss typ av lägenheter, exempelvis två rum och kök i ett visst område. När en sådan lägenhet blir ledig så får den sökande e-post och kan då göra intresseanmälan på webben.

På webben kan den sökande eller kunden ändra sina uppgifter och göra felanmälan. Kunden kan se sina kontrakt, ritning på lägenheten, betalningar och underhållsstatus på lägenheten. De som har tillgång till digital tvättstugebokning kan boka tvättid via webben.

Alla hyresgäster har tillgång till Gavlegårdarnas bytestorg. Där går det att lägga ut sin lägenhet som annons för byte.

Uthyrningen sköts automatiskt i systemet från det att den sökande anmäler intresse på en lägenhet till att densamma får ett erbjudande. Gavlegårdarna träder in när det är dags att skriva avtal med sökande.

Utvecklar för framtiden
På frågan om Birgitta Wiberg kan rekommendera Incit Xpand, svarar hon:

– Ja, det är ett system med väldigt många funktioner. Det är en stor fördel att ha allt i ett system. Dessutom sparar vi både tid och pengar genom ett smidigare arbetssätt.

– Tillsammans med Incit utvecklar vi hela tiden nya funktioner. Nu ska vi utveckla en kundsynpunktsmodul så vi enkelt får reda på vad kunderna tycker om sin lägenhet, sitt område eller vår personal. Vi ska också utveckla en funktion som gör det möjligt att säga upp sina avtal digitalt. Snart ska vi driftsätta en webb som är anpassad för mobil och platta där det går att logga in och söka objekt, göra felanmälningar, se saldo och kontrakt.

Fakta om Gavlegårdarna

Gavlegårdarna berör minst 30000 gävlebor var dag. Sedan 1917 har Gavlegårdarna sett till att gävleborna bor bra. Idag har de ca 70 procent av alla hyreslägenheter i Gävle kommun.

Antal lägenheter: 15 200
Antal boende: 30 000
Antal studentavtal: 721
Antal lokaler: 1000

Omsättning: 4 mdr
Antal anställda: 200

Incit Xpand sedan: 2006
Antal användare: cirka 100

Några av våra användare

Fyll i dina uppgifter så kontaktar vi dig
Vad gäller ditt ärende?