Smidig hantering av felanmälningar

I Kumla har kommunen startat ett servicecenter för att kommunens invånare ska slippa ringa runt eller bli kopplade till olika förvaltningar. I stället kan de ringa ett nummer och få svar på sina frågor. Helena Andersson, ekonom på Kumla Bostäder, berättar att Kumla Bostäder bestämde sig för att använda servicecenters tjänster.

Vi tänkte att om servicecenter tar felanmälningar från hyresgäster så blir våra fastighetsskötare avlastade. Tidigare innebar det många avbrott i arbetet för fastighetsskötarna när de hela tiden behövde svara i telefon. Nu tar alltså servicecenter emot felanmälningarna och lägger in dem i Incit Xpand Workspace. Fastighetsskötarna tar emot arbetsordrar i mobilen eller på surfplatta. När de har åtgärdat problemet, återrapporterar de i systemet. Det fungerar väldigt bra.

Arbetssättet är nytt för Kumla Bostäder. Helena Andersson berättar:

Vi testade ett område i april. Det fungerade bra och de som jobbar på servicecenter var också väldigt nöjda. De tyckte att det var roligt att kunna hjälpa till med detta. Vi har använt arbetssättet fullt ut sedan mitten av sommaren. Servicecenter tar emot alla våra felanmälningar nu. 

Övergången till de nya rutinerna gick snabbt. Eftersom servicecenter bara använder modulen för felanmälan, räckte det med en kort utbildning.

Erfaren användare av Incit Xpand
Kumla Bostäder har använt Incit Xpand sedan 2000. Systemet har vuxit och utvecklats med tiden. Men den viktigaste orsaken till att Kumla Bostäder valde systemet är densamma som för många nyblivna kunder: ekonomi och fastighetsförvaltning finns i samma system. Kumla Bostäder använder de flesta delarna i Incit Xpand.

Helena Andersson tycker att systemet har utvecklats under de år hon har jobbat med det:

Nya funktioner har gjort arbetet lättare och systemet har blivit modernare. Om ett förslag på en ny funktion är bra, och om många vill ha den, så försöker Incit lägga till den i systemet. Vår kontaktperson på Incit hör av sig oftare nu och vill höra hur allt fungerar. Det gör att synpunkter fångas upp. Rapporterna skulle vi vilja utveckla en del.

På frågan om Helena Andersson kan rekommendera Incit Xpand, svarar hon ja. Hon berättar att det finns ett nätverk av bostadsföretag i länet och att flera har besökt Kumla Bostäder för att titta på Incit Xpand.

Fakta om Kumla Bostäder AB

Antal lägenheter: cirka 2 200
Antal lokaler: cirka 130

Omsättning: 151 milj
Antal anställda: 30

Incit Xpand sedan: 2000
Användare av systemet: 34

Några av våra användare

Fyll i dina uppgifter så kontaktar vi dig
Vad gäller ditt ärende?